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一场学术会议成不成功,注册管理是重要的一环!

相对其他会议,学术会议专业性强、筹备难度大,筹备时间在半年到两年甚至更长,参会群体相对复杂,有团体和个人,会员和非会员,国内和国际,是否提交征文等区别,因此,学术会议的注册管理相对复杂。31会议的数字注册管理系统可以轻松搞定学术会议注册管理。

学术会议注册管理的难点


1、各种信息、资料纷繁复杂,靠人工统计耗时耗力,容易出错

2、多种群体如何实现差异化的注册报名和资料收集?

3、会员和非会员等不同身份的嘉宾票价不同,如何满足?

4、大量征文如何有效提交、整理、汇编?

5、大会和同期会,主办方不同时,如何实现各自管理会议,互不影响?

6、学术会议和同期的众多学术课程,如何识别不同的参会人群权限?

 

5招搞定学术会议注册管理


针对学术会议以上注册难题,主办方借助31会议注册报名系统可以轻松搞定。

1、中英文报名流程,可随需配置


主办方针对不同参会群体例如国内外特邀嘉宾、普通参会嘉宾、演讲嘉宾、评审嘉宾、工作人员等,需要采集的信息不同,所对应的报名流程也不一样,不同群体的审核标准也不尽相同。31会议的注册管理系统,可支持多群体多路径的报名方式,例如身份校验、票种选择、信息提交、选择其他活动、论文提交等不同的动作可根据不同群体灵活设置。不仅如此,360多个字段可自由组合,也可根据主办方个性化的需求,自定义收集不同信息。

2、票价和身份绑定,可依据时间调整


在注册报名时,不同身份的嘉宾其所对应的票价也有差距,例如会员和非会员,发达地区和贫困地区,其注册费用可能不同。31会议提供的注册报名系统,可以和主办方的会员数据库打通,可通过基础信息进行校验,若是会员可相应打折或免费。在注册路径中,可加入会员入会缴费模块,嘉宾报名成功后将自动成为会员,并享受会员福利。当然,为满足主办方促销的需求,可根据不同的时间设置不同的价格,例如早鸟票5折等。

 

3、买票像购物一样,各种学术课程,可自由添加


一些大型学术会议,同期还有很多学术课程供学员学习,并获得学分。31会议注册报名系统,可以实现在嘉宾注册报名过程中,根据自身需求,像购物一样,添加自己感兴趣的课程,最后一起提交,支付相应费用,也可实现先报名参会,后继续添加相关课程,灵活的买票方式,让嘉宾高效便捷参会。不仅如此,如果大会与各同期会或学术课程主办方不一致时,可以采用父子会的管理方式,严格控制主办方的管理权限和不同群体的参会权限。

 

4、注册完成后,可进一步完善信息,提交论文

基于31会议注册报名系统,嘉宾在注册完成后,可登陆到个人中心,进一步完善个人信息、行程信息、预订酒店、查看邀请函、查看电子票等,还可在线提交相关论文内容,包含论文摘要、关键词、第一作者、共同作者、通讯作者等。

 

5、后台数据实时统计,多维度报表自动生成


嘉宾提交资料后,31注册报名系统后台,可实时统计不同嘉宾群体的注册情况、缴费情况、论文收集情况以及各种课程报名情况等。根据多维度的统计报表,主办方可监控大会注册报名进度,进一步调整营销策略、资源投入及人员安排等,保证大会的顺利进行。

 

针对学术会议注册管理过程中的难点,31会议提供的注册报名系统,可以支持不同群体,多种注册路径、多票种的注册报名、资料提交、论文提交、在线支付、消息通知、在线发票管理、审核管理和数据管理等内容。在线注册报名是数字化学术会议管理的第一步,31学术会议解决方案,还可实现复杂日程管理、征文管理、PPT传输管理、线上直播、录播、电子壁报、学分管理及现场管理等内容,助力主办方项目人员,减轻重复工作,提高学术会议管理效率,提升参会体验。

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